Hébergements

HÉBERGEMENTS

🎯 Objectifs :

Pour quoi faire ?

• Lister les besoins détaillés en hébergements pour les artistes, staffs et contacts.
• Suivre les réservations et les organiser par types de bénéficiaires
• Partager / exporter ces hébergements dans différents documents tels que les réservations d’une période pour les hôtels ou les feuilles de route.
• Intégrer ces réservations dans les tableaux de bord de prod
• Pour faire le parallèle avec les négociations des hébergements des artistes
• Renseigner les coûts et alimenter un budget précis des hébergements, tenant compte des taxes de séjour et petits déjeuners.
• les différences de coûts dépendant d’une période (vacances, week-end, etc.) sont appliquées en fonction de vos paramètres.
• Valoriser les prises en charge financières (bénéficiaires, organisateur, refacturation à un tiers, etc.)
• avec la possibilité de ventilation suivant les nuités d’une période

Pour aller plus loin :

• Utilisez les formulaires pour centraliser le recueil des besoins en hébergements des artistes et contacts
• Festivals, définissez des quotas de chambres par prestataires et par date
• générez alors un bon de commande en amont de la phase de production
• consultez en temps réel la quantité de chambres disponibles pour chaque date et chaque prestataire
• Festivals, consultez de manière globale les besoins en hébergements de staffs, déclenchés par la planification et appliquez des traitements pour affecter des solutions d’hébergements.

Liste des rendus :

• Feuille de route artiste et contacts :
• Feuilles de route HEEDS
• Mots clés pour matrices docx ou emails
• Tableau de bord de niveau artiste
• Colonnes dédiées aux hébergements affectés aux artistes, les négociations et le coût total.
• Tableaux détaillés et personnalisés (.pdf ou .xlsx), par exemple :
• vue pour prévisionnel et commande globale par prestataire avec les nuités détaillées
• vue détaillée de tous les bénéficiaires, organisés par prestataires
• vue des quotas et disponibilités (festivals)
• vue pour chaque artiste ou chaque événement

Limites du module :

• Le module Hébergements n’est pas un logiciel de gestion hôtelière, vous ne pouvez pas :
• contacter via le logiciel votre prestataire d’hébergement
• lui faire les modifications en live sur l’interface
• agir sur leurs quotas ou disponibilités
• ni avoir une automatisation des modifications réalisées sur vos réservations
• avoir une vue par chambre (ce qui serait pratique lorsque votre structure dispose d’appartements ou de solutions d’hébergement)
• pas de concurrence d’accès à une même chambre pour la même nuit
• Pas de système de notification sur le suivi, si votre réservation n’a pas été payée / confirmée / devisée etc.
• Pas de relation directe avec les modules de transport et de restauration (rappels des informations des autres modules mais pas de saisie automatique)

Vidéo de présentation

Glossaire

• Prestations : liste des prestations (type de chambres, d’appartement ou encore d’option) à paramétrer par prestataire
• Rooming list : division des bénéficiaires par chambre. Traduction : “Liste des chambres”.
• Type de chambre : Single : chambre pour 1 personne. La typologie sert à cibler le nombre de personnes dans une chambre plutôt qu’à lister les options de la prestation.
• Day room : chambre à la journée (souvent pour les artistes en Tourbus) - attention compter 2 chambres si la chambre est en journée + en soirée.

🚫 Quels sont les droits nécessaires pour utiliser ce module ?

Simple usager (utilisation et consultation)

• Paramètres généraux : Tâches, Matrices
• Exports : Export PDF, Export tableur
• Accueil : Hébergements
• Contacts artistes : Contacts sur les événements
• Niveau artiste : Infos feuille de route

Usager expert (paramétrages)

• Accueil : Hébergement paramètres, Conditions d’accueil paramètres, Contrats des artistes
• Base de données contacts et artistes : Paramètres des contacts, Fiches artistes